วิธีวิเคราะห์สต็อกและลูกหนี้ ให้เห็นเงินที่จมอยู่ในธุรกิจ
การวิเคราะห์สต็อกและลูกหนี้ให้เห็นเงินจม เริ่มจากการหาสินค้าที่ค้างสต็อกนานเกินไปและลูกหนี้ที่ค้างเกินกำหนด แล้วรวมเป็นตัวเงินที่หมุนไม่ได้ ซึ่งถามจากฐานข้อมูลของคุณได้โดยตรงเป็นภาษาไทย
ธุรกิจจำนวนมากมีกำไรในงบแต่เงินสดตึงตลอดเวลา สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือเงินไปจมอยู่ในสองที่ คือสินค้าที่นอนอยู่ในคลังโดยไม่ขยับ กับหนี้ของลูกค้าที่เลยกำหนดชำระไปแล้ว ทั้งสองก้อนนี้มองไม่เห็นจากยอดขายรายเดือน ต้องตั้งใจวิเคราะห์แยกต่างหาก และข่าวดีคือข้อมูลที่ต้องใช้มีอยู่แล้วในระบบบัญชีหรือระบบขายที่คุณใช้ทุกวัน
เงินจมในสต็อกดูจากอะไร
ตัวชี้วัดที่ตรงที่สุดคืออายุสต็อก (stock aging) หมายถึงสินค้าแต่ละรายการนอนอยู่ในคลังมานานเท่าไหร่ นับจากวันที่รับเข้าครั้งล่าสุดหรือวันที่ขายออกครั้งสุดท้าย สินค้าที่ไม่เคลื่อนไหวเกิน 90 วันควรถูกดึงขึ้นมาดูเป็นรายการ พร้อมมูลค่าต้นทุนรวม เพราะนั่นคือเงินสดที่ถูกแปลงเป็นของแล้วยังแปลงกลับไม่ได้
นอกจากอายุสต็อกแล้ว ควรดูอัตราหมุนเวียนสินค้า (inventory turnover) ประกอบ คือขายหมดรอบหนึ่งใช้เวลากี่วัน สินค้าที่หมุนช้าลงเรื่อยๆ เป็นสัญญาณเตือนล่วงหน้า ก่อนที่จะกลายเป็นของค้างจริง และควรแยกดูตามกลุ่มสินค้า เพราะค่าเฉลี่ยรวมมักซ่อนปัญหาไว้ กลุ่มที่ขายดีจะกลบกลุ่มที่ตายสนิท
ในทางปฏิบัติ คำถามที่ควรได้คำตอบภายในไม่กี่วินาทีคือ "สินค้าตัวไหนค้างเกิน 90 วัน รวมเป็นต้นทุนเท่าไหร่" และ "สินค้ากลุ่มไหนหมุนช้าลงเมื่อเทียบกับไตรมาสก่อน" ถ้าทุกวันนี้การได้คำตอบนี้ต้องรอ export ข้อมูลมาทำ Excel แปลว่ากระบวนการยังช้ากว่าปัญหา
ลูกหนี้ค้างเกิน 30/60/90 วัน
ฝั่งลูกหนี้ใช้หลักเดียวกัน คือแบ่งอายุหนี้เป็นช่วง (aging bucket) ที่นิยมคือ ยังไม่ครบกำหนด ค้าง 1–30 วัน ค้าง 31–60 วัน ค้าง 61–90 วัน และค้างเกิน 90 วัน แต่ละช่วงรวมเป็นเงินเท่าไหร่ และมีลูกค้ารายไหนอยู่ในช่วงนั้นบ้าง ยิ่งหนี้เลื่อนไปช่วงท้ายมากเท่าไหร่ โอกาสเก็บได้จริงยิ่งลดลง การเห็นตารางนี้สดทุกสัปดาห์จึงสำคัญกว่าการเห็นตอนปิดงบ
จุดที่ควรจับตาเป็นพิเศษคือการเคลื่อนไหวระหว่างช่วง เช่น ลูกค้ารายใหญ่ที่ปกติจ่ายตรงเวลาเริ่มไหลจากช่วง 30 วันไป 60 วัน นั่นคือสัญญาณเตือนที่ควรโทรตามทันที ไม่ใช่รอให้ครบ 90 วันแล้วค่อยตกใจ การตามหนี้เร็วขึ้นหนึ่งเดือนมักหมายถึงเงินสดกลับเข้ามาเร็วขึ้นทั้งก้อน
คำถามที่ควรถามทุกสัปดาห์
การวิเคราะห์สต็อกและลูกหนี้ไม่ใช่งานทำครั้งเดียวจบ แต่เป็นจังหวะประจำสัปดาห์ ชุดคำถามที่แนะนำให้ถามซ้ำทุกสัปดาห์มีดังนี้
- สต็อกค้างเกิน 90 วันรวมเป็นมูลค่าเท่าไหร่ เพิ่มหรือลดจากสัปดาห์ก่อน
- สินค้า 10 อันดับที่จมเงินมากที่สุดตอนนี้คืออะไร
- ลูกหนี้ค้างเกิน 30 วัน 60 วัน และ 90 วัน แต่ละช่วงรวมเป็นเงินเท่าไหร่
- มีลูกค้ารายไหนเพิ่งไหลจากช่วง 30 วันไป 60 วันบ้าง
- เงินจมรวมทั้งสต็อกและลูกหนี้คิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของยอดขายเดือนล่าสุด
ถ้าใช้ผู้ช่วยวิเคราะห์อย่าง AtollaQ คำถามเหล่านี้พิมพ์เป็นภาษาไทยได้ตรงๆ ระบบดึงตัวเลขจริงจากฐานข้อมูลของคุณมาตอบทันที พร้อมแสดงที่มาและวิธีคำนวณให้ตรวจสอบได้ โดยเชื่อมต่อแบบอ่านอย่างเดียว รองรับทั้ง Express, Formula และระบบที่จ้างเขียนเอง จึงไม่ต้องรอใครทำรายงานและไม่ต้องย้ายข้อมูลไปไหน หากยังไม่คุ้นกับแนวคิดนี้ อ่านพื้นฐานก่อนได้ที่ วิเคราะห์ข้อมูลธุรกิจด้วย AI คืออะไร และเริ่มต้นอย่างไร
เปลี่ยนตัวเลขเป็นการตัดสินใจ
เป้าหมายของการวิเคราะห์ไม่ใช่การได้ตาราง แต่คือการตัดสินใจที่ตามมา ฝั่งสต็อก สินค้าที่ค้างเกิน 90 วันควรมีแผนชัดเจนรายตัว จะจัดโปรโมชันระบาย ขายเหมาให้คู่ค้า หรือหยุดสั่งเพิ่มถาวร และตัวเลขอายุสต็อกควรย้อนกลับไปกำหนดจุดสั่งซื้อใหม่ เพื่อไม่ให้เงินจมซ้ำที่เดิม
ฝั่งลูกหนี้ ให้จัดลำดับการตามหนี้จากมูลค่าคูณความเสี่ยง รายใหญ่ที่เพิ่งเริ่มค้างควรได้รับการติดต่อก่อนรายเล็กที่ค้างนาน และลูกค้าที่ค้างเกิน 90 วันซ้ำๆ ควรถูกทบทวนเงื่อนไขเครดิตหรือปรับเป็นเงินสด เมื่อทำครบวงจร ตัวเลขที่เคยเป็นแค่รายงานจะกลายเป็นเงินสดที่ไหลกลับเข้าธุรกิจจริง ถ้าอยากเริ่มเห็นเงินจมของกิจการคุณเองภายในไม่กี่วัน จองคิวใช้งาน AtollaQ รุ่นแรกได้ที่หน้าแรก ซึ่งเปิดรับจำนวนจำกัด